אחת הטעויות המהותיות שאנשים עושים בניהול שוטף של החברה, שגורמת להרבה בלגן וגם כאב ראש,
היא לנהל את החברה בצורה כספית לא נכונה ומבולגנת.
למה הכוונה?
הנהלת החשבונות של חברה מתנהלת בצורה שבה כל מסמך חייב להיות משוייך לשורה זהה בבנק,
וכל שורה בבנק - חייבת במסמך שמגבה שורה זו.
בצורה עוד יותר פשוטה ?
בחברה, נדרש עפ"י החוק לנהל בהנהלת חשבונות כפולה (מה שהסברנו למעלה - כל נייר תואם לשורה בבנק, ולכל שורה בבנק יש מסמך תואם..).
כדי למנוע טעויות, איבוד כספים, והטרדות מצד רוה"ח או הרשויות בבקשות למסמכים בגלל בעיות בהתאמת הבנק, כדאי להתנהל חכם ונכון מההתחלה.
למעשה, הנהלת חשבונות כפולה היא הדרך שהרשויות בודקות שאין כספים שלא מדווחים או שהחברה מתנהלת בצורה לא תקינה.
אז איך מתמודדים עם זה בקלות יחסית ? הנה כמה כללי אצבע חשובים :
1. שלמו כל הוצאה ששייכת לחברה - מחשבון החברה.
כלומר בעדיפות קודם כל להוציא מכרטיס האשראי של החברה, ואם דרוש מזומן יש להתנהל בצורה של "קופה קטנה" - לחצו כאן להסבר מה זה קופה קטנה
הימנעו מתשלום על הוצאות פרטיות דרך החברה. עם הכל אפשר להסתדר בסוף, אבל כמות הזמן שתבזבזו.. (אם אינכם בטוחים - קבלו הכוונה מרואה החשבון שלכם).
2. אם הוצאנו כסף עבור החברה ולא מהכסף של החברה (לדוגמא קנינו משהו באשראי שלנו או במזומן משלנו), יש לעשות העברה למי שהוציא את הכסף או להחזירו מקופה קטנה, כך שלמעשה הכסף כן יצא בסופו של דבר מחשבון החברה וקל "לצבוע" אותו.
3. אל תביאו חשבוניות בסכומים גדולים ללא קשר לחברה - בסופו של דבר אם נביא חשבונית של 5000 ש"ח שהוצאה לא בצורה ישירה מכספי החברה - בבדיקה של רוה"ח עלולה לצוץ בעיה.
במידה והדבר קרה, יש לציין מול רוה"ח של החברה על מנת שירשום את ההוצאה כחוב של הבעלים - כלומר, הבעלים של החברה הוציא מכיסו והחברה חייבת לו על ההוצאה.
4. יש לשמור את כל החשבוניות של כל ההוצאות של החברה - היות ורוה"ח חייב להתאים כל הוצאה לשורה תואמת בדיוק בבנק (גם את פירוט כרטיס האשראי אגב…), ברגע שתהיה שורה בבנק שלא תואמת את המסמכים שרוה"ח קיבל - הוא יבקש מכם למצוא אותם.
ללכת לחפש חשבונית מלפני חצי שנה זה בדרך כלל כאב ראש. בהתנהלות חכמה תוכלו לחסוך את זה באחת משתי דרכים :
א. אם תשמרו הכל ותקפידו לתייק ולהגיש לרוה"ח בצורה מסודרת (אם זקוקים לקלסר הסדר המיוחד שהלקוחות שלנו מקבלים כדי לא לפספס - לחצו כאן)
ב. אם רוה"ח שלכם עושה התאמות בנק כל חודש או חודשיים (כפי שאמור להעשות..), תבטיחו שכך לא יעבור זמן רב עד שיעלה על פערים ולא תצטרכו "לדוג" חשבוניות מלפני חצי שנה ושנה.
וודאו עם רוה"ח שלכם שאכן עושה זאת עבורכם.
5. כמו בכל עסק אחר - יש לוודא שלכל ההכנסות יוצאות חשבוניות מס וקבלות.
דייקו בזה. אתם לא רוצים למצוא עצמכם מסבירים לרשויות איך נכנסו (או נלקחו) מהחברה 10,000 ש"ח בלי שאף אחד יודע..