נתחיל ב-מהי הזמנה? הזמנה היא למעשה הזמנת שירות / מוצר שלכם ע"י לקוח, והלקוח לא מקבל אותו באותו הרגע.
כלומר - כל מי שמוכר ולא מספק את השירות / מוצר שלו באותו הרגע מחויב לנהל ספר הזמנות! (למעט מי שנותן שירות בריטיינר קבוע ולא משתנה (כלומר מקבל תשלום חודשי קבוע בלי קשר לרמת השירות/היקף השעות שנותן - מעין/סוג של "מנוי חודשי" מבחינת התשלום)
למה חשוב לדעת (ולעשות) את זה? כי כל מי שמקבל הזמנות, שירות או מוצר, מחויב מבחינת מס הכנסה לנהל ספר הזמנות.
מה זה ספר הזמנות? מסמך שבו רשום (בצורה שלא ניתן לשנות רישומים, כלומר לא מסמך אקסל) -
שם המזמין
התקשרות (טלפון או אימייל)פרטי
המוצר / שירות המוזמן
המחיר הניתן ללקוח
תאריך ההזמנה
איך מנהלים אותו? רושמים כל הזמנה ברגע ההזמנה. אין יותר פשוט מזה. אסור לפי החוק לנהל ספר הזמנות בדיעבד (רטרואקטיבית). הרעיון הוא שאם מפתיעים אותך מרשויות המס לבדיקה - זו ההוכחה שהם מבקשים שאינך מרמה ועובד "בשחור". שזו כבר עבירה רעה מאוד..
למה צריך לנהל בכלל ספר הזמנות? כי זה מה שהחוק דורש.
מה יקרה אם לא אנהל אחד כזה? מבחינת מס הכנסה זו עילה (סיבה) לפסילת ספרים. בפסילת ספרים הכוונה היא שאם יש לכם עסק עונתי, לדוגמא גינון, יש חודשים בשנה בהם אין עבודה. בחודשים האלו אין הכנסות רשומות.
אם אתם לא מנהלים ספר הזמנות - בבדיקה של רשויות המס, כשיבדקו ויראו שאין הכנסות בחודשים אלו, יכולים להחליט אם אין ספר הזמנות ואתם לא מנהלים רישום מסודר, שכנראה העלמתם הכנסות. מה שאומר שהם יכולים לפסול לכם את הספרים (דיווחים) - כלומר להתעלם מהדיווחים שלכם, ולהגדיר את שומת המס (גובה המס שידרשו מכם לשלם) בעצמם ולהגדיר שבחודשים שלא מדווחות הכנסות, לגבות מכם מס כאילו כן היו..
על זה נאמר המשפט "או שאתה צודק, או שאתה מסביר. אי אפשר את שניהם ביחד". ועדיף לא להיות בכלל במצב של מסביר מול מס הכנסה.
אופציות אפשריות לניהול ספר הזמנות -
יומן תלמיד כמו של פעם - יומן פיזי עם תאריכים שבו רושמים כל שיחה שנכנסת - קצת old fashion אבל עושה את העבודה אם אתם לא רוצים להתאמץ.
ספר הזמנות דיגיטלי - ישנן הרבה תוכנות שונות שניתן להשתמש בהן על מנת לייצר הזמנות. בסופו של דבר כמעט בכל אפליקציית חשבוניות יש אופציה של - "הזמנה". הדבר הכי קריטי בשביל זה - זה לוודא שאכן אתם יוצרים הזמנה לכל פניה. לכל פניה!
בהצלחה!