מי מחויב לנהל ספר תקבולים ותשלומים?
כל עסק שלא מנוהל בצורה שוטפת (כלומר מעביר את כל החשבוניות/קבלות ושאר חומרים) לפחות פעם בחודשיים למנהל חשבונות כלשהו (יכול להיות גם רו"ח או יועץ מס חיצוני), חייב לנהל את רישום ההכנסות וההוצאות שלו בעצמו.
לגבי עוסק פטור - החוק אינו ברור ומדויק בנושא זה, ועל כן יש פרשנויות על דרך ההתנהלות.
הפרשנות המרחיבה גורסת כי גם עוסק פטור צריך לנהל ספר תקבולים ותשלומים. הפרשנות המצמצמת טוענת שלא צריך כלל.
כמו במקרים רבים, האמת עוברת באמצע – חובה להתייעץ עם בעל מקצוע על מנת להבין את המשמעות של ההחלטה האם לנהל או לא.
מי שמנהל קבלות ידניות, חייב בניהול ספר תקבולים ותשלומים, כולל הוצאות עיסקיות בלבד (ללא רכב, בית, כיבודים וכד' אלא רק ציוד לעסק, קבלני משנה וכד').
כמובן שחשוב שתתיעצו עם רוה"ח שלכם על מנת לדעת מה הדבר הנכון לעשות עבורכם
למה הכוונה בלנהל? מה שהיה בעבר ונראה כאילו לקוח משנות ה-60 זה מין ספר מודפס שנקרא "ספר תקבולים ותשלומים" - ספר כרוך שבו רושמים כל חודש את כל ההוצאות וכל ההכנסות.
כלומר ניהול ספר תקבולים ותשלומים משמעו לכתוב בצורה מסודרת וקבועה כל חודש את ההכנסות שלכם וההוצאות שלכם.
הדרכים שניתן לנהל ספר תקבולים ותשלומים
דיגיטלי - ניתן לנהל את הרישום גם בצורה דיגיטלית בתוכנה שאתם מעדכנים כל חודש (מאושרת ע"י רשויות המס).
פיזי - ניתן לקנות ספר תקבולים ותשלומים כמעט בכל חנות ספרים.
דרך תוכנת הנהלת החשבונות שלכם - על מנת לחסוך כבר את רישום ההכנסות שכבר ככה מוזן בתוכנה זו, בהרבה מהתוכנות יש אופציה גם לרשום הוצאות.
מה רושמים בספר תקבולים ותשלומים? בספר זה צריכות להירשם כל ההכנסות וכל ההוצאות. כל כסף שהתקבל אצלכם חייב להירשם פה וכל כסף שהוצא למטרות העסק.
מה לא לרשום? דבר ראשון - היות וזה לא משהו שמגישים לרשויות המס, אלא רק נבדק בעת ביקורת, אנו ממליצים ככלל לעקוב על הקו המנחה - אם יש ספק, אין ספק. כלומר אם אתם לא בטוחים אם נכון לרשום את זה או לא - תרשמו. גם ככה זה לא מוגש אלא נבדק. מעבר לכך, תקבולי כספים (כסף שנכנס לחשבון) שאינם ממכירת שירותים או מוצרים דורשים התייעצות עם איש מקצוע - לדוגמא - קבלת הלוואה מהבנק, או קבלת כסף מההורים או אפילו קבלת החזר מרשויות המס או חברות ביטוח.
זה קריטי כדי שלא תמצאו את עצמכם נדרשים לשלם על כסף שצריך לשכנע את מס הכנסה אם הוא הכנסות לעסק או משהו אחר.. ומס הכנסה הוא לא השותף הכי מלבב לוויכוח..
מה קורה אם לא אעשה את זה? מבחינת רשויות המס - זה דומה לאי ניהול ספר הזמנות - רשויות המס יכולים לפסול ספרים על זה ולהגדיר את שומת המס על דעת עצמם ללא כל קשר להכנסות והוצאות שהיו בפועל ונשמרו על ידך.
אז בצורה יותר פרטנית למי זה נדרש - ניהול ספר תקבולים ותשלומים? כל עוסק מורשה שלא מלווה ע"י רו"ח / יועץ מס באופן קבוע אלא רק מגיש דרכם דו"ח שנתי. לגבי עוסק פטור - התייחסנו למעלה האם חובה לנהל ספר זה או שלא.
בהצלחה!