הריטואל הזה קורה אצל לא מעט עצמאים.
מגיע סוף החודש, נכנסים לחשבון או מקבלים טלפון מהבנק, ולא מבינים לאן ההכנסות נעלמו.
הכנסנו עסקאות בלא מעט כסף, ואיך לעזאזל נשאר כל כך מעט (אם בכלל) בסוף החודש ?
לרוב לא רואים אפילו טעם להרים טלפון לרו"ח לשאול אותו איך זה הגיוני.
בעיקר אנחנו מרגישים מטופשים וחסרי הבנה איך לא ברור לנו איפה הכסף.
ואם כבר אזרנו אומץ והרמנו טלפון לרו"ח, הוא שולח לנו דו"ח רווח והפסד שבינו ובין מה שקורה לנו בבנק - הקשר מקרי בהחלט (וזה בהנחה שידענו איך לקרוא בכלל את הדו"ח הזה…)
אז מה יכול למנוע את ההפתעה הזו בסוף החודש?
משהו שלרוב אנחנו בוחרים להתעלם ממנו - ניהול תקציב עסקי.
תקציב = הגדרה של ההכנסות וההוצאות על ידנו ובדיקה בפועל שאכן עמדנו במה שהגדרנו.
לדוגמא - קבענו שאנחנו מוציאים בחודש 21,000 ש"ח שמורכבים מ-X הוצאות,
ושאנחנו אמורים להכניס 24,000 ש"ח בחודש.
נבדוק שאכן לא הוצאנו יותר מהסכום שהגדרנו,
ושהכנסנו לפחות את הסכום שהגדרנו (או יותר).
תקציב הוא למעשה ניתוח שאנחנו עומדים ביעדים שהגדרנו.
נו טוב, לרוב העצמאים לא גילינו את אמריקה עכשיו,
רק שלרובנו אין מושג איך לעשות את זה או מה לעשות עם זה.
בגדול - את התקציב נוכל לנתח מחשבון הבנק.
רמה אחת היא ברמת המאקרו - לראות שסך ההוצאות וסך ההכנסות עומדות בהגדרות.
אפשר לראות זאת באקסל שנייצא מהבנק של החודשים אחורה -
נסכום את ההכנסות כל חודש וההוצאות שהיו לנו כל חודש,
נסנן החוצה הכנסות/הוצאות לא רלוונטיות (למשל העברה שעשינו לעסק כדי לכסות מינוס, או כסף שסגרנו לפקדון).
למה קריטי לסנן החוצה את ההכנסות/הוצאות הלא רלוונטיות ?
כי השורה התחתונה בבנק (היתרה) לא באמת אומרת לנו משהו - אם יש כספים שטרם נכנסו (מהשוטף + אלוהים יודע כמה..),
או מינוס שכיסיתי בהעברה שלי לעסק,
אין לנו באמת תמונה אם אנחנו בעצם מורווחים או מופסדים בעסק..
אל תתנו ליתרה, פלוס או מינוס, לבלבל אתכם.
ברמת המיקרו - צריך לפרק את כל ההוצאות ואת כל ההכנסות לתת סעיפים.
בהוצאות נחלק לסעיפי - פרסום, רשויות, שיווק, עובדים וכן הלאה,
ולכל קטגוריה נקבע "תקרת הוצאה חודשית". כך נדע למשל מתי הגזמנו (או איבדנו מעקב) על סעיף פרסום דיגיטלי למשל
בהכנסות נוכל לחלק לפי סוגי הכנסה או פרויקטים.
מה אנחנו מקבלים בעצם הפירוק הזה?
בהוצאות - נבין איפה "נוזל" לנו הכסף - מה הקטגוריות שאנחנו חורגים בהן או מה הקטגוריות שהן ההוצאה המשמעותית ביותר בעסק - ועליהן נתמקד איך לצמצמן.
בהכנסות - נוכל להבין אילו סוגי מוצרים או אילו סוגי פרויקטים מכניסים לנו הכי הרבה ואילו הכי פחות - ונדע במה להתמקד ואת מה לשחרר.
ניתוח פרטני שכזה כבר דורש לסווג כל שורה בבנק וכן כל שורה באשראי - לאיזה קטגוריה היא משוייכת.
פה רוב העצמאים נעזרים בכלים מיוחדים או באנשי מקצוע (מוזמנים לשאול אותנו לגבי כלי הבנקאי האישי שלך - כלי שיעזור לכם לעשות את זה ממש בקלות ובפשטות - ומושך את כל הנתונים גם מהבנק וגם מהאשראי, ומאחד אותם לתמונה מרוכזת ואיכותית אחת, אוטומטית!)
בשורה התחתונה -
מי שמנהל את מה שקורה לו בחשבון הבנק - יודע ולא מופתע.
למי שאין כוח לאקסלים, אבל גם המינוס משגע - זה הזמן למצוא "מנהל כספים דיגיטלי", שיעשה את העבודה בשבילכם.